Consejos rápidos para trabajar con su correo electrónico en la oficina

Hoy en día con la pandemia, parece que la cantidad de correos ha aumentado. Cuando uno está en su oficina, abrir la bandeja de entrada puede ser abrumador.

Recibo más de cien correos electrónicos cada día. Provienen tanto de fuentes internas como externas. Internamente, la mayoría viene de nuestros equipos de ventas, editorial y el administrativo. Externamente, la mayoría procede de proyectos que estoy trabajando, de autores y clientes con los que tengo relaciones.

He aprendido algunas cosas que me han ayudado. Permítame expresarle algunas.

  • Uso mi bandeja de entrada como una verdadera bandeja. Si no he terminado de responder o hacer algo con un mensaje electrónico lo dejo ahí, ordenado por fecha de recepción.
  • Veo la imagen previa de mensajes mientras van entrando. Con eso analizo el mensaje de inmediato.
  • Determino automáticamente si puedo responder cada mensaje en un minuto, en diez o si me
    tomará más tiempo hacerlo.
  • Si es menos de un minuto respondo de inmediato, se trata de simples “sí”, “no”, o “déjeme transmitirle esto a…” respuestas a preguntas específicas.
  • Si requieren más de un minuto, y un poco de investigación, menos de 10 minutos, los organizo de acuerdo a la hora recibida y espero unas horas para responder en ciertos momentos durante el día. Por lo general, para mí esto es a las 10 de la mañana, a la 1:00 p.m. y a las 4:30 p.m.
  • Si requieren más de diez minutos, casi siempre me los llevo a casa o espero hasta el siguiente día
    o hasta que tenga un receso significativo que altere mi itinerario, de modo que me dedique a pensar de nuevo en los correos electrónicos.

Encuentro que, al hacerlo en un minuto, diez o más puedo responder o eliminar el 90% de los mensajes en el mismo día laboral, y el 95% en 24 horas. Éstas son solo algunas sugerencias cuando trabajo en la oficina. Espero que le sean útiles.

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